Les avantages de la numérisation
Latupeirissa et al. (2024) ajoutent leurs voix à un message qui devient de plus en plus évident avec le temps : la numérisation améliore l’efficacité organisationnelle, réduit les défis administratifs et diminue les coûts et l’impact environnemental. Molinuevo (2020) renchérit que des bases de données numériques permettent une meilleure gestion et entreposage des données et fait valoir le rôle crucial qu’elles ont joué durant la pandémie du point de vue des services psychosociaux qui les utilisaient déjà.
Encore plus d'aide avec les signatures électroniques sur ASO
ASO réduit déjà grandement les besoins de garder des informations sur papier en vous offrant une base de données numérique où vos données sont protégées et accessibles à travers l’équipe pertinente à partir de plusieurs endroits, et ce, de façon instantanée. En même temps, nous sommes conscients que le papier conserve des avantages dans certains scénarios d’usage. Par exemple, lorsqu’on fait initialiser ou signer un document.
En effet, dans le passé, les personnes qui utilisaient ASO dépendaient encore du papier pour collecter des initiales et des signatures. Les documents étaient ensuite soit entreposés dans un espace physique, sinon numérisés et téléversés dans ASO aux endroits appropriés. Bien que ces méthodes de travail soient toujours valables, nous cherchons toujours de nouvelles solutions encore plus efficaces.
C’est avec plaisir que nous introduisons aujourd’hui la capacité de signer directement dans ASO. Sur un ordinateur, la signature peut se faire à l’aide d’une souris. Sur un appareil avec écran tactile, la signature peut se faire avec un doigt ou même un stylet. Ces champs peuvent être déployés pour usage unique (une signature ou des initiales à un endroit précis dans un dossier ou formulaire : figure A) ou pour usage de manière répétée (une signature ou des initiales pour chaque entrée dans une liste liée : figure B).
Ces nouveaux champs permettent donc de rester dans l’environnement ASO et d’apposer soi-même sa signature ou ses initiales, ou sinon d’offrir la chance à la personne usagère de le faire elle-même.
À venir : la double authentification par signature et l’application « Paperless ».
Vers une gestion numérique optimisée avec les signatures électroniques légales d’ASO
Bien que les signatures et les initiales soient choses courantes dans le contexte des milieux qui utilisent ASO, ces inscriptions ne sont pas toujours recueillies pour leur valeur légale. Dans ce cas d’usage, les champs présentés ci-dessus répondent bien au besoin ciblé : une griffe qui démontre l’engagement de la personne dans sa démarche. Cependant, parfois la signature a bel et bien une valeur légale, tel que pour une autorisation d’échange d’information. Dans ces cas, la signature doit être validée d’un point de vue légal. Notre équipe de développement identifie actuellement les meilleures méthodes de double authentification pour permettre à la personne utilisatrice de faire une signature numérique qui porte une valeur légale. Il sera alors possible de décider quels champs de signature requièrent cette double authentification.
Finalement, nous travaillons aussi sur un projet qui réduira encore plus le besoin du papier : une application qui permettra de compléter sur une tablette des documents qui sont présentement utilisés sur papier. En effet, le papier est aussi utile parce qu’on peut remettre un document plus long à consulter et à compléter (ex : code de vie) ou parce qu’on peut l’emmener avec nous là où un ordinateur serait moins pratique à trimbaler (ex : liste de points d’inspection de la chambre). La nouvelle application n’afficherait aucune information confidentielle d’ASO, elle servirait uniquement à déposer des documents complétés/signés directement à la bonne place dans ASO.
Le tout commencera par la création de votre répertoire de documents numériques. Déposez les versions originales de vos documents dans la section prévue à cet effet dans ASO. Ensuite, à l’aide de la tablette, on pourra simplement indiquer l’identifiant unique de la personne utilisatrice (ID) et choisir le document qu’on souhaite compléter. L’image du document sera alors affichée sur la tablette et pourra être consultée et complétée directement à l’écran. Les images des documents complétés seront ensuite sauvegardées directement dans la section des [Documents] dans le dossier de la personne utilisatrice.
Il est temps de faire le changement que vous désirez !
Discussion de cas
Gestion opérationnelle…
Usagers fréquets : comment ASO peut aider
Gestion clinique…
Signature électronique
Améliorations technologiques…
