De voordelen van digitalisering
Latupeirissa et al. (2024) sluiten zich aan bij een boodschap die met de tijd steeds duidelijker wordt: digitalisering verbetert de organisatorische efficiëntie, vermindert administratieve uitdagingen en verlaagt de kosten en de milieu-impact. Molinuevo (2020) voegt hieraan toe dat digitale databases een beter beheer en een betere opslag van gegevens mogelijk maken en benadrukt de cruciale rol die ze tijdens de pandemie hebben gespeeld vanuit het perspectief van de psychosociale diensten die er al gebruik van maakten.
Nog meer hulp bij elektronische handtekeningen op ASO
ASO zorgt er al voor dat er veel minder informatie op papier hoeft te worden bewaard door u een digitale database aan te bieden waarin uw gegevens beveiligd zijn en onmiddellijk toegankelijk zijn voor het betreffende team vanaf verschillende locaties. Tegelijkertijd beseffen we dat papier in bepaalde situaties nog steeds voordelen biedt. Bijvoorbeeld wanneer een document moet worden afgetekend of ondertekend.
In het verleden waren gebruikers van ASO namelijk nog afhankelijk van papier om initialen en handtekeningen te verzamelen. De documenten werden vervolgens ofwel op een fysieke locatie bewaard, ofwel gedigitaliseerd en op de juiste plaatsen in ASO geüpload. Hoewel deze werkwijzen nog steeds bruikbaar zijn, blijven we zoeken naar nieuwe, nog efficiëntere oplossingen.
Het is ons een genoegen om vandaag de mogelijkheid te introduceren om rechtstreeks in ASO te ondertekenen. Op een computer kan dit met de muis. Op een apparaat met touchscreen kan de handtekening worden geplaatst met een vinger of zelfs een stylus. Deze velden kunnen worden ingezet voor eenmalig gebruik (een handtekening of initialen op een specifieke plaats in een dossier of formulier: afbeelding A) of voor herhaaldelijk gebruik (een handtekening of initialen voor elk item in een gekoppelde lijst: afbeelding B).
Met deze nieuwe velden kunt u dus binnen de ASO-omgeving blijven en zelf uw handtekening of initialen plaatsen, of anders de gebruiker de kans bieden dit zelf te doen.
Binnenkort: tweefactorauthenticatie via handtekening en de app ‘Paperless’.
Op weg naar een geoptimaliseerd digitaal beheer met de wettelijk geldige elektronische handtekeningen van ASO
Hoewel handtekeningen en initialen veel voorkomen in kringen waar ASO wordt gebruikt, worden deze vermeldingen niet altijd vastgelegd vanwege hun juridische waarde. In dit gebruiksscenario sluiten de hierboven weergegeven velden goed aan bij de beoogde behoefte: een handtekening die de betrokkenheid van de persoon bij het proces aantoont. Soms heeft de handtekening echter wel degelijk juridische waarde, bijvoorbeeld bij een toestemming voor het uitwisselen van informatie. In dergelijke gevallen moet de handtekening juridisch worden gevalideerd. Ons ontwikkelingsteam onderzoekt momenteel de beste methoden voor tweefactorauthenticatie, zodat de gebruiker een digitale handtekening kan plaatsen die juridische waarde heeft. Vervolgens kan worden bepaald voor welke handtekeningvelden deze tweefactorauthenticatie vereist is.
Ten slotte werken we ook aan een project dat de behoefte aan papier nog verder zal verminderen: een app waarmee documenten die nu op papier worden gebruikt, op een tablet kunnen worden ingevuld. Papier is namelijk ook handig omdat je een langer document kunt meenemen om door te nemen en in te vullen (bijv. de gedragscode) of omdat je het mee kunt nemen naar plaatsen waar het minder praktisch is om een computer mee te slepen (bijv. de checklist voor de kamerinspectie). De nieuwe app zou geen vertrouwelijke informatie uit ASO weergeven; deze zou uitsluitend dienen om ingevulde/ondertekende documenten rechtstreeks op de juiste plek in ASO te plaatsen.
Het begint allemaal met het aanmaken van uw digitale documentenarchief. Plaats de originele versies van uw documenten in de daarvoor bestemde sectie in ASO. Vervolgens kunt u met behulp van de tablet eenvoudig de unieke gebruikers-ID invoeren en het document selecteren dat u wilt invullen. De afbeelding van het document wordt dan op de tablet weergegeven en kan direct op het scherm worden bekeken en ingevuld. De afbeeldingen van de ingevulde documenten worden vervolgens rechtstreeks opgeslagen in de sectie [Documenten] in de map van de gebruiker.
Het is tijd om de verandering door te voeren die je wilt!
Casusbespreking
Operationeel beheer…
Vaste gebruikers: hoe ASO kan helpen
Klinisch beheer…
Elektronische handtekening
Technologische verbeteringen…
