Die Vorteile der Digitalisierung
Latupeirissa et al. (2024) schließen sich einer Botschaft an, die mit der Zeit immer deutlicher wird: Die Digitalisierung verbessert die organisatorische Effizienz, verringert administrative Herausforderungen und senkt Kosten sowie Umweltbelastungen. Molinuevo (2020) fügt hinzu, dass digitale Datenbanken eine bessere Verwaltung und Speicherung von Daten ermöglichen, und hebt die entscheidende Rolle hervor, die sie während der Pandemie aus Sicht der psychosozialen Dienste gespielt haben, die sie bereits nutzten.
Noch mehr Hilfe zu elektronischen Signaturen auf ASO
ASO reduziert den Bedarf an papiergebundenen Informationen bereits erheblich, indem es Ihnen eine digitale Datenbank zur Verfügung stellt, in der Ihre Daten geschützt sind und auf die das zuständige Team von mehreren Standorten aus sofort zugreifen kann. Gleichzeitig sind wir uns bewusst, dass Papier in bestimmten Anwendungsfällen nach wie vor Vorteile bietet. Zum Beispiel, wenn ein Dokument beglaubigt oder unterzeichnet werden muss.
Tatsächlich waren die Nutzer von ASO in der Vergangenheit noch auf Papier angewiesen, um Initialen und Unterschriften zu erfassen. Die Dokumente wurden anschließend entweder physisch gelagert oder digitalisiert und an den entsprechenden Stellen in ASO hochgeladen. Auch wenn diese Arbeitsweisen nach wie vor gültig sind, suchen wir stets nach neuen, noch effizienteren Lösungen.
Wir freuen uns, Ihnen heute die Möglichkeit vorstellen zu dürfen, direkt in ASO zu unterschreiben. Auf einem Computer kann die Unterschrift mit der Maus erfolgen. Auf einem Gerät mit Touchscreen kann die Unterschrift mit einem Finger oder sogar einem Stift erfolgen. Diese Felder können für die einmalige Verwendung (eine Unterschrift oder Initialen an einer bestimmten Stelle in einer Akte oder einem Formular: Abbildung A) oder für die wiederholte Verwendung (eine Unterschrift oder Initialen für jeden Eintrag in einer verknüpften Liste: Abbildung B) eingerichtet werden.
Diese neuen Felder ermöglichen es also, in der ASO-Umgebung zu bleiben und entweder selbst eine Unterschrift oder Initialen einzutragen oder aber dem Nutzer die Möglichkeit zu geben, dies selbst zu tun.
In Kürze: Zwei-Faktor-Authentifizierung per Signatur und die App „Paperless“.
Auf dem Weg zu einer optimierten digitalen Verwaltung mit den rechtsgültigen elektronischen Signaturen von ASO
Obwohl Unterschriften und Initialen im Umfeld der ASO-Nutzer gang und gäbe sind, werden diese Angaben nicht immer wegen ihrer rechtlichen Gültigkeit erfasst. In diesem Anwendungsfall entsprechen die oben dargestellten Felder genau dem angestrebten Zweck: eine Signatur, die das Engagement der Person für ihren Vorgang zum Ausdruck bringt. Manchmal hat die Unterschrift jedoch durchaus Rechtsgültigkeit, beispielsweise bei einer Einwilligung zum Informationsaustausch. In diesen Fällen muss die Unterschrift rechtlich validiert werden. Unser Entwicklungsteam ermittelt derzeit die besten Methoden der Zwei-Faktor-Authentifizierung, um dem Nutzer die Erstellung einer rechtsgültigen digitalen Signatur zu ermöglichen. Dann wird es möglich sein, zu entscheiden, welche Unterschriftsfelder diese Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordern.
Schließlich arbeiten wir auch an einem Projekt, das den Papierbedarf noch weiter reduzieren wird: eine App, mit der Dokumente, die derzeit in Papierform verwendet werden, auf einem Tablet ausgefüllt werden können. Tatsächlich ist Papier auch deshalb nützlich, weil man ein längeres Dokument zum Durchlesen und Ausfüllen weitergeben kann (z. B. den Verhaltenskodex) oder weil man es mitnehmen kann, wo ein Computer weniger praktisch wäre (z. B. die Checkliste für die Zimmerkontrolle). Die neue App würde keine vertraulichen ASO-Informationen anzeigen, sondern ausschließlich dazu dienen, ausgefüllte/unterzeichnete Dokumente direkt an der richtigen Stelle in ASO abzulegen.
Zunächst erstellen Sie Ihr Verzeichnis für digitale Dokumente. Speichern Sie die Originalversionen Ihrer Dokumente in dem dafür vorgesehenen Bereich in ASO. Anschließend können Sie mithilfe des Tablets einfach die eindeutige Benutzer-ID eingeben und das Dokument auswählen, das Sie ausfüllen möchten. Das Dokument wird dann auf dem Tablet angezeigt und kann direkt auf dem Bildschirm eingesehen und ausgefüllt werden. Die Bilder der ausgefüllten Dokumente werden anschließend direkt im Bereich [Dokumente] im Ordner der betreffenden Person gespeichert.
Es ist an der Zeit, die Veränderung vorzunehmen, die Sie sich wünschen!
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