ASO et l'alphabétisation : des outils sur mesure

Afin de permettre la gestion des éléments opérationnels de l’alphabétisation, plusieurs sections imbriquées ont été créées.

– Participants alphabétisation : essentiellement le dossier du client, cette fiche permet de consulter et tenir à jour les coordonnées de chaque participant tout en donnant accès à l’historique complet de la personne – inscriptions, documents, suivi des objectifs/plan d’intervention, notes au dossier, présences. De plus, le dossier contient aussi un calendrier où on peut consulter l’historique sous un format calendrier.

– Activités : c’est ici que l’offre de service de chaque session est gérée. Pour chaque activité, une fiche est créée pour y noter les informations générales : titre, sujet/matière, animateur, horaire, lieu. On y retrouve aussi la liste de chaque séance ou atelier de l’activité ainsi que la liste des participants inscrits.

• Liste des séances/ateliers : cette liste permet la gestion au quotidien pour les animateurs. On y spécifie la date de chaque moment où l’activité a été tenue. Pour chaque séance/atelier, on peut noter s’il y a eu un remplacement, si les activités avaient été annulées, des notes générales et surtout voir le nombre de présences. La liste des présences interactives est disponible par cette liste. En effet, une liste de présence est construite à partir de la liste des participants inscrits pour chaque séance/atelier et l’animateur peut donc facilement indiquer les présences et absences. Les présences sont ensuite enregistrées dans l’activité et aussi dans chaque dossier des participants concernés.
• Liste des participants inscrits : en plus de permettre de gérer les inscriptions directement dans l’activité, la liste donne accès rapidement au numéro de téléphone inscrit au dossier, la période de participation et le taux de participation calculé selon les présences.
• Évaluation : Pour chaque type de sujet/matière, il est possible de créer une grille d’évaluation qui peut être utilisée par les animateurs pour faire l’évaluation des participants inscrits à l’aide d’un tableau interactif où l’évaluation de chaque participant peut être complétée sur un seul écran.
• Potentiel de développement : ASO est aussi muni d’un module de réservation de salles, il serait facile d’inclure les différentes dates des séances/ateliers directement dans ce module pour facilement gérer la réservation de salles si c’est un besoin.

– Inscriptions : chaque fois qu’un participant envoie une inscription pour des activités, il est possible d’indiquer toutes les activités d’intérêt dans son inscription. S’il est nécessaire d’indiquer d’autres infos pour chaque inscription telle que la source de référence, c’est tout à fait possible aussi.

• Potentiel de développement : ASO offre la possibilité d’avoir un portail pour les participants. Il serait concevable que l’offre d’activités soit donc publiée sur ce portail et les participants pourraient donc s’inscrire eux-mêmes directement sur le portail et les inscriptions apparaitraient dans ASO. Le portail ouvre aussi la possibilité pour les participants de tenir leur dossier à jour (coordonnées, profil statistique, etc.).

– Liste d’attente : chaque activité dans les inscriptions où le participant associé n’est pas déjà inscrit dans l’activité en question apparaît dans la liste d’attente. Ceci permet d’avoir une vue d’ensemble sur les activités contingentées pour ajouter d’autres activités ou pour prévoir la prochaine offre d’activités. Dès qu’un participant est inscrit à l’activité, son nom est automatiquement retiré de la liste d’attente.

– Rapports : comme toute section ou module d’ASO, il est possible d’extraire des rapports statistiques détaillés à partir des données.