Aujourd’hui, la fonction principale d’ASO est la tenue de dossiers. En effet, chez SDP, nous travaillons fort afin de créer et parfaire une plateforme qui permet une entrée de données simple et efficace tout en rendant l’information facile à retrouver et à organiser.
L’importance de la continuité informationnelle
Aujourd’hui, la fonction principale d’ASO est la tenue de dossiers. En effet, chez SDP, nous travaillons fort afin de créer et parfaire une plateforme qui permet une entrée de données simple et efficace tout en rendant l’information facile à retrouver et à organiser.
Voici un extrait tiré du cadre de référence « Améliorer l’accès, la qualité et la continuité des services de proximité » publié par le MSSS en 2023 : « Pour assurer une réponse adaptée au contexte de l’usager, assurer un lien de confiance, travailler en équipe intrasectorielle et intersectorielle, et coordonner et intégrer les services de proximité, il est nécessaire de recevoir de l’information en continu. La continuité informationnelle est « la disponibilité et l’utilisation de renseignements sur des événements […] passés, dont les autres visites, les résultats d’analyses, les recommandations ou les soins et services informels. La façon dont les intervenants et [les] professionnels utilisent l’information est d’une importance capitale pour relier des événements de santé et de services sociaux passés à la situation actuelle du patient et pour adapter les soins et [les] services aux besoins des patients » (109). L’information est le fil conducteur qui relie les soins et les services d’un intervenant à un autre et d’un service à l’autre (110). »
Ce passage offre une définition claire de la continuité informationnelle tout en mettant de l’avant les impacts désirés avec une telle continuité. On y retrouve les raisons qui nous motivent à offrir une solution de tenue de dossiers qui emmagasine de manière fidèle l’information et qui la présente aux moments pertinents. La continuité informationnelle permet une plus grande continuité des soins en s’assurant que tous les intervenants impliqués à différents moments ont toute l’information pertinente pour offrir les meilleurs services. L’importance que représente cet aspect n’est pas à sous-estimé puisque plusieurs recherches démontrent qu’une plus grande continuité des soins est associée à de meilleures résultats :
– Pereira et al. (2016) ont recensé plusieurs écrit académiques rapportant qu’une plus grande continuité des soins offert par les médecins de famille a été associée à de meilleurs résultats sur le plan de la santé physique, l’appréciation des soins, la relation de confiance, des diagnostics plus tôt, un taux de mortalité réduit, etc.
– Engström et al. (2023) rapportent dans leur revue littéraire sur la continuité clinique qu’elle est associée à de meilleures résultats dans l’accompagnement de personnes vivant avec des enjeux de santé mentale. Ils mentionnent entre autres une réduction des pensées et gestes suicidaires, une diminution des visites à l’urgence, et une contribution à une meilleure qualité de vie.
– de Cruppé et al. (2023) partagent les résultats de leur recherche qui indiquent qu’une meilleure continuité est reliée à une diminution significative de la sévérité des symptômes chez des personnes vivant avec des enjeux psychiatriques. Le fonctionnement social aussi est positivement lié à la continuité dont bénéficient les patients inclus dans l’étude.
Dans cet article, nous allons explorer ensemble les différentes façon qu’ASO soutient la continuité informationnelle et clinique dans votre organisation.
Le dossier client : la colonne vertébrale
Dans ASO, le dossier de la personne qui utilise les services est la colonne vertébrale sur laquelle toute information qui la concerne est rattachée. Le dossier permet d’avoir accès rapidement aux informations d’identification de la personne pour s’assurer que nous avons le bon dossier et offre plusieurs façons de voir de l’information pertinente :
- On peut se diriger dans l’onglet des interventions pour voir les derniers contacts que notre ressource avec cette personne et consulter les entrées utiles.
- On peut ouvrir l’onglet calendrier pour voir un affichage en format calendrier des interventions, participations aux interventions de groupe, avertissements, découchages, etc.
- On peut ouvrir l’onglet de résumé de dossier qui offre un résumé personnalisé pour chaque ressource résumant les informations essentielles sur la trajectoire de la personne
Dans la plupart des organismes qui utilisent ASO, la toute première étape d’une intervention est d’effectuer une recherche afin de savoir si la personne a déjà un dossier dans ASO. Cette recherche se fait dans la barre de recherche principale (qui est toujours visible dans le haut de l’écran) et peut être complétée avec n’importe quelle information que la ressource juge pertinente :
- Nom, prénom
- Numéro de téléphone
- Date de naissance
- Numéro d’assurance maladie
Afin que cette recherche soit efficace, l’information de chaque dossier doit être à jour. Avec ASO, on peut changer les informations d’identification dans un dossier client autant de fois qu’il est nécessaire et l’information sera alors mise à jour pour l’ensemble de l’équipe dans leurs futures recherches.
Par exemple, certaines ressources permettent une utilisation anonyme de leur service d’intervention téléphonique. On pourrait donc créer un dossier où le nom de la personne est simplement « Anonyme » et y inscrire le numéro de téléphone de la personne. Ce dossier sera donc retrouvé durant les futurs appels provenant de ce numéro de téléphone et toutes les interventions téléphoniques seront placées dans le dossier client. Lorsque cette personne a établi un lien de confiance avec la ressource à travers plusieurs appels, elle pourrait être ouverte à bénéficier de services en personne. C’est à ce moment que l’intervenant demande donc de compléter le dossier de la personne avec les informations requises pour bénéficier des nouveaux services. Une fois que le nom de la personne est inscrit dans le dossier, toutes les interventions associées au dossier verront aussi le nom être mis à jour et demeureront dans le dossier. Il en va de même pour n’importe quelle autre entrée rattachée au dossier de la personne concernée : dossier d’hébergement, fichier joint, dossier de suivi, grilles d’évaluations, plan d’intervention, etc.
Les plans d'intervention
Le plan d’intervention est un outil qui est utilisé régulièrement chez plusieurs de nos clients peu importe les populations desservies. En effet, d’établir un plan d’intervention avec la participation de la personne et en respectant les bonnes pratiques vise à fixer des objectifs concrets avec la personne et d’inscrire les moyens qui seront utilisés pour les atteindre. Le suivi de chaque objectif peut aussi être complété avec le plan d’intervention. Plusieurs ressources révisent aussi systématiquement les plans d’intervention après un certain délai ou sinon à une date prédéterminée. ASO offre un tableau de bord qui affiche les plans d’interventions dont la date de révision approche pour faciliter le suivi de la mise à jour des plans.
En plus d’être un outil qui permet à tout intervenant de la ressource de prendre connaissance et de suivre les enlignements indiqués pour offrir une meilleure continuité, ASO s’assure qu’un plan d’intervention actif est automatiquement ouvert lorsque le dossier de la personne concernée est ouvert.
Les recommandations
Les recommandations sont tout simplement des alertes qui apparaissent sous la forme d’une fenêtre contextuelle (ou « pop-up) dès l’ouverture du dossier. C’est une façon de s’assurer que de l’information critique soit rapidement visible sans avoir à créer un plan d’intervention. Tout comme les plans d’intervention, chaque recommandation peut être désactiver afin qu’elle soit préservée dans l’historique sans automatiser l’ouverture de l’entrée dès l’ouverture du dossier.
Bibliographie
de Cruppé, W., Assheuer, M., Geraedts, M., & Beine, K. (2023). Association between continuity of care and treatment outcomes in psychiatric patients in Germany: A prospective cohort study. BMC Psychiatry, 23, 550. https://doi.org/10.1186/s12888-023-05153-7
Engström, I., Hansson, L., Ali, L., Berg, J., Ekstedt, M., Engström, S., Kärrman Fredriksson, M., Liliemark, J., & Lytsy, P. (2022). Relational continuity may give better clinical outcomes in patients with serious mental illness – A systematic review. BMC Psychiatry, 22, 16. https://doi.org/10.1186/s12888-021-03601-x
Ministère de la Santé et des Services sociaux. (2023). Améliorer l’accès, la qualité et la continuité des services de proximité. Gouvernement du Québec. https://www.msss.gouv.qc.ca/publications
Liang, L., Hou, W. K., Li, T. W., Liu, H., Goodwin, R., & Lee, T. M. C. (2023). Latent Profiles and Transitions of Daily Routine Disruptions Are Associated with Severity of Symptoms of Anxiety and Depression. Leisure Sciences, 1–16. https://doi.org/10.1080/01490400.2023.2228311
Pereira Gray D, Sidaway-Lee K, White E, Thorne A, Evans P. Improving continuity: THE clinical challenge. InnovAiT. 2016;9(10):635-645. doi:10.1177/1755738016654504
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